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ASSISTANT(E) SUPPORT : GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET LOGISTIQUE.

  • Stage / Internship
  • Clichy

Site Solidarité International

QUI SOMMES-NOUS?
Lieu du stage : siège de Solidarités International à Clichy- la-Garenne (92110)

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 37 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

DESCRIPTIF DU POSTE

L’assistant(e) sera rattaché(e) au gestionnaire et au logisticien du Desk, avec une répartition de temps d’environ 60% pour les tâches de gestion financière/comptabilité et 40% pour celles liées à la logistique (cette répartition pouvant varier, avec davantage de logistique, en fonction de la charge de travail & des priorités sur le Desk).  

Sous la supervision du gestionnaire Desk, l’assistant(e) :

 Comptabilité

  • Assiste le gestionnaire dans ses tâches comptables inhérentes aux missions
  • Vérifie les affectations analytiques des comptabilités des différentes missions
  • Vérifie les tableaux d’affectation des dépenses entre les différents bailleurs de fonds
  • Appuie les coordinateurs administratifs et financiers terrain pour :
    • L’imputation analytique des factures payées par le siège pour le compte du terrain
    • L’imputation analytique des salaires/indemnités, assurances, billets d’avion, notes de frais pour les expatriés
  • Participe au suivi des fonds propres
  • Soutient la clôture annuelle comptable (analytique) des missions
  • Utilise les logiciels comptables SAGA (Mission) et TOTEM (Siège)

Gestion

  • Support au terrain : échange au quotidien avec les coordinateurs administratifs et financiers afin de relayer et assister leurs demandes/besoins.
  • Participe à la vérification des suivis budgétaires des missions
  • Participe à la validation des budgets des propositions d’opérations soumis aux bailleurs de fonds
  • Participe à la validation des rapports financiers intermédiaires et finaux des programmes (document financier et partie narrative budgétaire) à soumettre aux bailleurs
  • Peut apporter un soutien à la préparation des audits financiers
  • Participe à la révision et validation des prévisionnels de trésorerie
  • Participe aux différents chantiers en cours
  • Participe aux réunions hebdomadaires et mensuelles (Desk, Comptabilité, Logistique, Siège, etc.)
  • Assure l’intérim lors de l’absence du gestionnaire

Sous la supervision du logisticien Desk, l’assistant(e) :

 Logistique

  • Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bons de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, etc.) et leur adéquation avec les procédures de Solidarités International
  • Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, etc.).
  • Archive les dossiers traités en version informatique et papier.
  • Participe au traitement du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.).

APPORTS DU STAGE :

  • Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
  • Découvrir les différents métiers de Solidarités International sur le terrain.
  • Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et des contraintes spécifiques.
  • Connaître le fonctionnement administratif, financier et logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant qu’Administrateur ou Logisticien sur le terrain.
  • Connaître les exigences des bailleurs de fonds.
  • Perfectionnement d’Excel et maîtrise des logiciels Saga et Totem.
  • Etre en contact direct avec les responsables financiers et logistiques des missions.

Contexte

Les tâches à effectuer sont transversales et nécessitent donc autonomie, rigueur et polyvalence. Une connaissance, ou du moins un souhait de comprendre le milieu humanitaire et ses contraintes est indispensable.

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des chantiers en cours au siège et en fonction des besoins.

SOLIDARITES INTERNATIONAL s’engage à offrir au stagiaire une variété de tâches ainsi qu’une formation interne de préparation au départ lui permettant de renforcer utilement sa formation/son expérience en vue d’un engagement humanitaire futur. Ce stage constitue une opportunité de comprendre en profondeur le fonctionnement d’une ONG humanitaire, ses contraintes et les différentes approches.

VOTRE PROFIL

  • Niveau Bac + 4/5 avec une composante en gestion (Master, Ecoles de Commerce) et de préférence une sensibilisation à l’international et au secteur de l’humanitaire
  • Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants, bonne connaissance d’Excel
  • Bonne maîtrise de l’anglais (langue de travail)
  • Autonomie et rigueur
  • Capacité de travail en équipe

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

Stagiaire avec convention de stage obligatoire.

Gratification légale de 554.40 € pour 154 heures de présence (pour 22 jours de 7 heures/jour).

Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL

Tickets restaurant à 7 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %.

DURÉE:

6 mois avec un démarrage souhaité début janvier.

Les entretiens et les tests techniques se feront au siège à Clichy

CONTACT

Adressez vos candidatures (CV+LM) par e-mail à Paul MELIN.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à assist.support.red@solidarites.org

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